Mantenimiento de edificios: cuándo, cómo y por qué realizarlo

Seguro que más de una vez has escuchado la frase “más vale prevenir que curar”. Si bien este refrán lo utilizamos para anticipar situaciones problemáticas, esta simple frase resume exactamente lo que hay detrás de un mantenimiento de edificios.

Antiguamente, se prefería arreglar los desperfectos que surgían cuando algo se estropeaba, pero con los años se ha demostrado que es mucho mejor hacer un buen mantenimiento periódico para evitar problemas graves que podamos lamentar tanto a corto como a largo plazo.

A continuación, exploramos qué es el mantenimiento de edificios, cuáles son sus tipos y por qué debes crear un plan de mantenimiento eficaz para maximizar la vida útil del edificio.

¿Qué es el mantenimiento de edificios?

El mantenimiento de edificios se trata de un conjunto de procedimientos para llevar a cabo las acciones de mantenimiento rutinario, preventivo, correctivo y predictivo, según sea el caso. 

Cada edificio tiene sus necesidades y, por tanto, su mantenimiento podrá diferir en algunos aspectos. Por ejemplo, el funcionamiento de oficinas corporativas y el de un gran hotel u hospital requerirán de servicios de mantenimiento diferentes y específicos de su negocio. Sin embargo, tareas como la inspección de ascensores, la limpieza general, la jardinería e, incluso, las reparaciones más mínimas serán parte del mantenimiento común de todos los casos.

El mantenimiento de edificios es toda tarea destinada a la conservación de un edificio con foco en la prevención del deterioro y mejora del funcionamiento de sus instalaciones interiores y exteriores.

En este sentido, algunas de las instalaciones más comunes que necesitan mantenimiento en edificios son:

• Instalaciones eléctricas: esto incluye el sistema de cableado, los interruptores, los enchufes, los cuadros eléctricos, los sistemas de iluminación, entre otros componentes. El mantenimiento eléctrico es crucial para prevenir cortocircuitos, sobrecargas y otros problemas que pueden provocar incendios o accidentes eléctricos.

• Instalaciones de fontanería: esto abarca las tuberías, grifos, inodoros, lavabos, duchas, calentadores de agua, sistemas de alcantarillado, entre otros. El mantenimiento de la fontanería es esencial para prevenir fugas, obstrucciones y daños por agua que pueden causar daños estructurales y problemas de salud.

• Sistemas de climatización y ventilación: incluye los sistemas de calefacción, aire acondicionado, ventiladores, extractores de humos, entre otros. El mantenimiento de estos sistemas garantiza un ambiente interior confortable, saludable y eficiente en términos energéticos.

• Sistemas de seguridad: esto abarca los sistemas de detección de incendios, alarmas contra intrusos, sistemas de videovigilancia, cerraduras y accesos controlados. El mantenimiento de estos sistemas es vital para garantizar la seguridad de los ocupantes del edificio y proteger los bienes.

• Ascensores y escaleras mecánicas: el mantenimiento regular de estos sistemas es necesario para garantizar su funcionamiento seguro y fiable, evitando accidentes y asegurando la accesibilidad para todos los usuarios del edificio.

• Sistemas de protección contra incendios: esto incluye los sistemas de extinción de incendios, como rociadores automáticos, extintores, bocas de incendio equipadas (BIE), entre otros. El mantenimiento de estos sistemas es esencial para asegurar su correcto funcionamiento en caso de emergencia.

Tipos de mantenimiento de edificios

Si te estás preguntando cuándo realizar el mantenimiento de edificios, primero es necesario que conozcas los diferentes tipos que existen, ya que cada uno determinará el momento de realizar inspecciones y reparaciones más allá de las necesidades básicas de cada edificio.

Si pensamos en todo lo que pueda estropearse, ya sea por falta de atención, de limpieza o de cuidado dentro y fuera de estas instalaciones, podemos identificar las tareas a realizar y el mejor momento para hacerlo a través de estos cuatro tipos de mantenimiento de edificios:

Mantenimiento rutinario

Este mantenimiento agrupa todas las tareas para la conservación de la limpieza y el confort del edificio. Entre ellas, podemos encontrar los servicios de aseo general, la gestión de residuos, el reciclaje, la jardinería e, incluso, el control de plagas.

Mantenimiento preventivo

Se realiza con la finalidad de prevenir averías comunes, tal como lo indica su nombre. Principalmente, encontramos tareas de inspección y el recambio de elementos pertenecientes a instalaciones eléctricas, a sistemas sanitarios, el mantenimiento de ascensores y de los sistemas de aire acondicionado HVAC.

Mantenimiento correctivo

Este tipo de mantenimiento de edificios se utiliza para corregir averías y restaurar el servicio mediante la reparación o sustitución de algún equipo o pieza en particular.

Al ser muy específico, deberá ser realizado por personal externo. Sin embargo, muchas veces este tipo de mantenimiento resulta en tiempos de espera bastante largos, por lo que en muchos edificios los equipos de mantenimiento están preparados con repuestos y soluciones momentáneas para las averías que puedan presentarse.

Mantenimiento predictivo

Tal como su nombre indica, este mantenimiento nos ayuda a anticiparnos a los hechos y a predecir cuándo ocurrirán averías o fallos en nuestras instalaciones gracias al análisis de datos. Su objetivo es utilizar datos históricos para detectar anomalías en el comportamiento de cierto tipo de datos y así actuar antes de que se deba realizar un mantenimiento correctivo.

¿Quiénes son los responsables del mantenimiento de edificios?

El principal responsable será la administración del edificio, que, a través de gestores de mantenimiento, conserjes y técnicos, se hará cargo de las tareas cotidianas de mantenimiento. De igual forma, cada vez que sea necesario, se puede pedir ayuda a empresas externas para que provean servicios esporádicos o que requieran un alto nivel de cualificación.

Cada edificio deberá disponer de una estructura organizacional que permita distribuir las responsabilidades, lo que se verá en gran parte determinado por la naturaleza de las instalaciones en cuanto a su tipología, usos, tamaño y complejidad. 

Partiendo de lo básico, se puede decir que los roles que participan en el mantenimiento de un edificio son, principalmente, los siguientes:

• Gerente de mantenimiento: es el supervisor directo de todas las actividades de mantenimiento, siendo el responsable de la planificación estratégica y del presupuesto del mantenimiento.
• Supervisor de mantenimiento: el segundo al mando. Es quien supervisa al equipo de mantenimiento en el día a día, coordinando y asignando tareas específicas según las necesidades del edificio.
• Equipo de mantenimiento: está compuesto por diferentes perfiles, entre los que destacan los técnicos de calefacción, ventilación y aire acondicionado (HVAC); electricistas especializados en el mantenimiento eléctrico; mecánicos industriales; técnicos de instrumentación y control; fontaneros; expertos en seguridad; personal de limpieza; ingenieros expertos en IIoT, e incluso, si fuera el caso, personal relacionado con las energías renovables.

¿Qué es y por qué crear un plan de mantenimiento de edificios?

Un plan de mantenimiento de edificios es un documento detallado y estructurado que establece las actividades y procedimientos necesarios para mantener en buen estado las instalaciones, equipos y sistemas de un edificio durante su vida útil. En este plan, se deben identificar todos los espacios que requieren mantenimiento, y debe tener un cronograma asociado a la periodicidad de ejecución de las tareas.

Crear un plan de mantenimiento para tu edificio es fundamental. Una buena elaboración permitirá identificar los puntos críticos y planificar los tipos de mantenimiento para llevar a cabo todas sus tareas. Este plan es esencial para preservar el valor del edificio, garantizar la seguridad de los ocupantes, asegurar la eficiencia operativa y energética, cumplir con normativas y regulaciones, y promover la durabilidad de las instalaciones y sus sistemas.

¿Cómo crear un plan de mantenimiento de edificios?

Como también sucede con otros elementos, el plan de mantenimiento varía según la naturaleza de cada edificio, por ejemplo, no es lo mismo para un edificio inteligente industrial que para un edificio residencial. Sin embargo, podemos decir que, en líneas generales, un plan de mantenimiento de edificios se diseña siguiendo estos pasos:

1. Recopilación de información: se comienza reuniendo toda la información relevante sobre el edificio, incluyendo planos, documentación técnica, listas de equipos, historial de mantenimiento previo y cualquier otra información pertinente.
2. Evaluación de necesidades: se realiza una inspección exhaustiva del edificio para identificar todas las áreas que requieren mantenimiento, como sistemas de HVAC, sistemas de energía renovable, electricidad, maquinarias, fontanería, seguridad, áreas comunes, etc. Todas las áreas diagnosticadas se deben priorizar dentro del plan según su importancia y criticidad.
3. Establecimiento de objetivos: se deben definir de forma clara y precisa los objetivos del plan. Por ejemplo, algunos posibles objetivos pueden ser: garantizar la seguridad de los ocupantes, mantener la eficiencia operativa, cumplir con las regulaciones, prolongar la vida útil de las instalaciones, etc. Después, se procede a diseñar metas específicas y medibles para cada uno de los objetivos propuestos.
4. Desarrollo de procedimientos de mantenimiento: para cada área identificada, hay que desarrollar procedimientos detallados de mantenimiento que incluyan actividades rutinarias, preventivas, predictivas y correctivas. También, hay que especificar la frecuencia y los roles responsables de cada actividad de mantenimiento.
5. Asignación de recursos: hay que gestionar los recursos necesarios para llevar a cabo el plan de mantenimiento de edificios a lo largo del tiempo, incluyendo personal, herramientas, equipos, suministros y presupuesto. En cuanto a los recursos humanos, hay que asignar responsabilidades muy bien definidas a cada personal o equipo de trabajo.
6. Implementación de un sistema de seguimiento y registro: se debe establecer un sistema de seguimiento para documentar y registrar todas las actividades de mantenimiento realizadas. Por ejemplo, puede ser un software de gestión de mantenimiento o herramientas similares para facilitar el seguimiento y la programación de tareas.
7. Revisión y ajuste periódico: hay que revisar y evaluar regularmente el plan de mantenimiento para asegurarse de que sigue siendo efectivo y se mantiene actualizado. Para ello, es importante hacer ajustes según sea necesario, por ejemplo, en función de cambios en las necesidades del edificio, avances tecnológicos, nuevas regulaciones, nuevos sistemas incorporados, etc.

La importancia de la coordinación interdepartamental en el plan de mantenimiento de edificios

Principalmente, en edificios industriales es común ver que los departamentos de producción y de operaciones mantienen una visión cortoplacista sobre el mantenimiento de las instalaciones y las maquinarias, ya que se suelen interesar más por la efectividad y los resultados a corto plazo, en vez de por la vida útil a mediano y largo plazo. En consecuencia, se generan mantenimientos en su mayoría correctivos y con carácter de urgencia, lo cual implica costes económicos mucho mayores en comparación con los mantenimientos preventivos y predictivos.

*El Dr. De Sitter, en 1984, publicó su conocida ‘Ley de los 5’ en la que afirmaba que “…si se obvia el mantenimiento, las reparaciones, cuando se vuelven esenciales, generalmente costarán cinco veces más que los costes de mantenimiento. Si no se llevan a cabo las reparaciones, los costes de rehabilitación multiplicarán por cinco los costes de reparación”

El problema de esto radica en que, normalmente, las áreas de producción y de operaciones son de jerarquía superior a la del área de mantenimiento, haciendo que esta no pueda tomar decisiones o ejecutar acciones de forma independiente.

Para evitar esta situación, es importante que, desde el plan de mantenimiento de edificios, se establezca una colaboración estrecha con los jefes de producción y de operaciones, de manera tal que se puedan alinear sus intereses de productividad con los intereses de prevención y mantenimiento. 

Claves para un correcto mantenimiento de edificios

Como has visto, un correcto mantenimiento de edificios implica el confeccionamiento de un buen plan de mantenimiento y, para ello, te recomendamos seguir estos consejos para optimizar tus recursos y hacer más eficientes estas tareas:

• Capacita a tu personal de mantenimiento y utiliza la tecnología adecuada. Esto evitará accidentes y optimizará el trabajo.
• Registra detalladamente cada actividad. A poder ser, evita que sea en un libro físico y da preferencia a las plataformas digitales. Evalúa la utilización de un software de gestión del mantenimiento para los registros.
• Implementa indicadores o KPI de mantenimiento. Ejemplo de ello serían downtime, backlog, MTBF, MTTR, OEE, PMP y tasa de cumplimiento de los mantenimientos.
• Genera de forma constante informes de mantenimiento y analiza posibles mejoras. Considera los gastos para realizar un informe detallado y tomar decisiones de posibles negociaciones con proveedores.
• Emplea listas de verificación en cada mantenimiento. En este sentido, designa responsables que puedan actualizar y validar estas listas.

Más que un beneficio para las instalaciones, un correcto mantenimiento de edificios garantizará el confort, la seguridad y la integridad de los residentes y visitantes de tu edificio.

En Cuerva, gracias a la experiencia acumulada durante 80 años, realizamos el mantenimiento de todo tipo de instalaciones eléctricas, como hoteles, edificios residenciales, oficinas y autoridades gubernamentales, hospitales y centros comerciales, entre otros. Ponemos a disposición de las industrias tanto nuestro conocimiento como a nuestros especialistas para ofrecer un servicio que, estamos convencidos, contribuirá a optimizar el consumo energético y a reducir el impacto negativo del planeta. ¿Te ayudamos?

Publicado originalmente el 27 de junio de 2023 y actualizado el 2 de mayo de 2024.